CHARTE QUALITE
Préambule
Le métier de Wedding Planner est souvent mal connu.
Cette méconnaissance concerne non seulement les services rendus mais également la manière de travailler de ce spécialiste
(nous sous-entendons spécialiste par Wedding Planner formé(e) et certifié(e)).
Un grand nombre de prestataires est apparu sur le marché ces dernières années,
augmentant d’autant la confusion des clients ou clients prospects.
Cette situation engendre une certaine méfiance envers l’ensemble du secteur qui rejaillit individuellement sur chacun des prestataires.
L’objectif de cette Charte de Qualité est de fournir à nos clients potentiels et à nos partenaires commerciaux,
une base d’échanges explicite qui décrit de manière précise les règles de conduite que les fournisseurs signataires
s’engagent volontairement à respecter dans le cadre d’une relation commerciale de qualité.
Il vise à établir une relation client-fournisseur de qualité dans des conditions décrites clairement.
La Charte de Qualité vise également à donner aux partenaires signataires d’un contrat de partenariat,
par leur adhésion à KM FOR EVENTS, un atout commercial et un avantage concurrentiel
par cet engagement déontologique au niveau de la qualité de l’approche du client, du traitement et la satisfaction de son besoin,
de la gestion et du règlement des litiges s'il y a.
La Charte de Qualité est établie en Aout 2022 par KM FOR EVENTS.
Portée de la charte KM FOR EVENTS
La Charte de Qualité s’inscrit dans le cadre d’un dispositif déontologique international.
KM FOR EVENTS proposant ses services en France - Belgique - Luxembourg et Allemagne.
Au travers de ses contrats de partenariats, les partenaires de KM FOR EVENTS
on pris des engagements qualité. Les partenaires par le biais du contrat de partenariat on pris pour engagements,
la satisfaction client, respect du besoin client, le conseil client, la transparence en termes de financement,
la ponctualité liée aux prises de contrats, et une étroite collaboration avec KM FOR EVENTS.
KM FOR EVENTS met un point d’honneur à la satisfaction client,
et aux engagements de chaque parti c’est pourquoi nous avons décidé de mettre en place des contrats de partenariats
clairs et sans ambiguïtés, d’une part d’un point de vue légal,
mais également en termes de transparence et de qualité envers chaque parti.
Un bon relationnel avec nos partenaires passe par un contrat transparent et clair pour l’ensemble des parties,
c’est un engagement pris tant par KM FOR EVENTS que son partenaire à une fin unique : - La satisfaction client.
La signature d’un contrat assure à chacun que l'autre parti tiendra ses engagements,
cet engagement entre les deux partenaires ne peut qu’apporter la preuve à notre client
(client de KM FOR EVENTS et du PARTENAIRE de manière indépendante) d’une assurance qualité.
KM FOR EVENTS et ses partenaires agissent en toute transparence et
si le risque zéro n’existe pas,nous faisons en sorte de limiter les risques et les maitriser,
nos contrats prévoient des clauses en cas d’inexécution d’une prestation.
Ces clauses seront dites Triangulaires, afin d’assurer à KM FOR EVENTS comme à son PARTENAIRE
comme à leurs CLIENTS la certitude que les bonnes décisions et dédommagements seront effectués par la partie ayant
causé le désagrément (entendrons par désagrément une annulation par exemple du client ou une
inexécution du contrat par KM FOR EVENTS ou un PARTENAIRE).
Bien entendu, KM FOR EVENTS met à disposition via son site web en accès libre
ses Conditions générales de Ventes et Mentions légales.
Ceci afin de permettre à sa clientèle d’avoir en main tous les moyens de prendre connaissance de notre fonctionnement.(ceci est une obligation légale)
KM FOR EVENTS à mis en place un mode de fonctionnement complet afin de prévenir les litiges,
et ainsi apporter toute la confiance nécessaire tant à KM FOR EVENTS qu’à ses PARTENAIRES qu’à leurs CLIENTS.
Par :
-Une mise en place de contrats de partenariats avec des partenaires sélectionnés par la direction tant sur la qualité de la prestation proposée,
que sur le relationnel, sur les similitudes de travail,
et l’adhésion aux méthodes de fonctionnements, conditions de garanties et d’exécutions de la prestation choisie.
-une prise de contact initiale avec le client prospect
-suivi de l’envoi d’un formulaire de demande de prestations complet et détaillé au client prospect
-CVG à parapher sur chaque page et à signer par le CLIENT prospect.
-Etablissement d’un devis (gratuit) basé sur la demande client prospect et le retour du formulaire (hors prestataires)
-Acceptation ou Refus du devis par le client prospect
-retour du devis avec bon pour accord paraphé et signé
+ acompte de 30% ceci conditionnant le blocage de date pour l’événement. (prestation wedding planner hors prestataires)
(L’acompte est encaissé à 14 jours + 1 jour), sur demande du client il sera encaissé immédiatement.
-A 14 jours + 1, signature du contrat d’exécution le délai de 14 jours +1 du devis faisant foi et étant réputé arrivé à son terme le contrat ne prevoit pas de délais de rétractaction supplémentaire.
Recherche de prestataires :
-Finalisation de la demande client, et début de recherche de prestataires + exécution du contrat.
-Demandes de devis aux prestataires accompagnées des demandes du client
-transmission du devis au client par KM FOR EVENTS
-Acceptation du devis ou refus par le client (et acceptation des CVG du prestataire par le client)
-Exécution du devis à réception de l’acompte et du devis signé.
-envoi de la facture du prestataire à KM FOR EVENTS pour transmission et règlement par le client
Pourquoi ce fonctionnement Chez KM FOR EVENTS ?
Tout simplement par transparence, choisir son partenaire événementiel,
c’est y consacrer un budget, c’est souvent pour l’événement d’une vie.
Chaque consommateur a le droit de réfléchir sans pression, le droit de lire les contrats tranquillement,
le droit de poser des questions autant qu’il le faudra, le droit et le besoin de se sentir rassuré,
d’avoir la certitude de pouvoir faire confiance.
Une fois la paperasse terminée, nous pourrons ensemble laisser place à l’organisation d’un événement à la hauteur
de vos attentes et ceci sans à avoir à penser à des documents administratifs qui viendrais gâcher le paysage.
Rassurez-vous, l’expliquer peut paraitre long, mais l’exécution de ces formalités et bien plus rapide.
Mais à l’heure où vous lisez ces lignes il nous est tout justement encore autorisé de perdre un peu de temps.
Une fois ces formalités effectuées sera venu le temps de mettre les bouchés doubles !
Comment KM FOR EVENTS fonctionne avec ses PARTENAIRES DE CONFIANCE
Un partenariat est avant tout une aventure humaine, un partage de valeurs, une entente cordiale.
KM FOR EVENT, choisi ses partenaires avec soin.
KM FOR EVENTS étant à son tour leur partenaire elle se conforme aux mêmes exigences.
Un feeling, des valeurs semblables, un professionnalisme,
une qualité de service, une assurance qualité et une transparence font du partenariat une force,
tant pour nous que pour nos clients.
Confier l'événement de sa vie à une Wedding-Planner est une sage décision,
le stress, le bonheur qui peut nous submerger d'émotion, gérer le travail et la vie personnelle
tout ceci allié au projet de l'événement, et oui c'est beaucoup, et c'est pour cela
que KM FOR EVENTS et ses Partenaires sont là.
Nous sommes au service de votre bonheur,
et notre plus beau résultat se lira dans votre regard lorsque le jour J, vos yeux scintillerons.
KM FOR EVENTS A DEFINI DES EXIGENCES
C'est ce qui nous amène à proposer une démarche qualité, une qualité et une assurance qualité. Mais que veulent dire ces termes en réalité...
C'est ce qui nous amène à proposer une démarche qualité, une qualité et une assurance qualité. Mais que veulent dire ces termes en réalité...
La démarche qualité :
Notre démarche est simple, offrir un service conforme à l'attendu par :
La Démarche FOUDRE
-Formuler de manière claire au client les méthodes de fonctionnement
-Obligation de transparence
– Un état des lieux de la demande Client
– Détermination du plan d'action
– Réalisation de l'action
– Étude des améliorations et poursuite de la mise en Œuvre
La Démarche ARCADES
– Analyser de manière Rigoureuse les demandes et les besoins du Client par l'écoute et l'analyse
– Retour d'expérience de notre clientèle et de nos prestataires
– Clientèle informée de manière Claire et Précise
– Assurer une continuité de service et de Disponibilité
– Disposer d'un plan B grâce à notre réseau de partenaires
– Engagement en termes de Formations, Diplômes et Déclarations de notre personnel respectif
– Suivi régulier de la prestation et attention particulière sur les délais
La Démarche APORTA
– Attention et Disponibilité (Politique de Partenariat alliant Attention et Disponibilité)
– Professionnalisme et dynamisme (Des partenaires sélectionnés strictement par la Direction)
– Officialisation par Contrat
(1 Partenaire = 1 Contrat de Partenariat ceci permet de vérifier que le mode de fonctionnement des 2
partenaires est en adéquation afin de satisfaire notre Clientèle commune (mais indépendante) et facilité l'organisation de chacun.
– Relationnel (l’échange avec nos Partenaires est Primordiale et développe une force Globale liée par la confiance,
la transparence, le retour d'expérience, le savoir-faire et les petites choses qui font toute la différence comme les attentions portées à leur confort.
– Transparence (Un partenariat transparent est un partenariat Gagnant)
– Amélioration par Retour d'Expérience (Bilan des Améliorations à apporter à chaque prestation et remerciement à nos partenaires)
La qualité c'est tout simplement satisfaire votre demande en respectant strictement la démarche qualité.
L'assurance qualité pour apporter la preuve d’un travail bien fait :
• Par un contrôle technique notamment le jour J
• Un suivi de la prestation tracé
• Une gestion tracée des demandes imprévues
• Vérifier l'execution par un contrôle autonome ou une vérification croisé avec son partenaire.
• Demander un retour du client sur son avis concernant la prestation.
Pourquoi une assurance qualité ?
Tout simplement pour rassurer.
Car aujourd’hui, nous avons tous besoin d’avoir confiance,
d’être sûr, d’être certain que... et ceci est tout à fait normal.
KM FOR EVENTS mise sur la clarté, la transparence, l’efficacité , la confidentialité,
la confiance et peut à tout moment démontrer à son client ou son partenaire qu’une tache à été remplie de façon qualitative.
COMMENT KM FOR EVENTS MET TOUT EN OEUVRE POUR ASSURER UNE QUALITE DE SERVICE OPTIMALE
En :
- Définissant une méthodologie (Cahier des Charges / planification / délais /possibilités /validation )
- Fixant des Objectifs, limites…
(attentes et exigences du client, contraintes liées au temps et au budget,
gestion sur les délais, organisation en faveur des prestataires,)
- Organisant le projet (Qui est le Chef d'orchestre de l'événement)
- Définissant les parties prenantes (Partenaires, clients, familles, témoins...)
- Distribuant les différents rôles et responsabilités (Km évents et Partenaires grâce au contrat de partenariat)
- Communiquant et Organisant (assurer un relationnel performant triparties, Client – Wedding planner - Partenaires)
- Documentant le projet ? (Projet Documenté par KM FOR EVENTS)
- Remontant les problèmes ? (Communication régulière et transparente)
- Gérant les demandes de changement ?
(Chaque demande sera traitée et une réponse est toujours apportée,
Satisfaire notre client étant notre priorité et nous ferons toujours ce qui est possible pour obtenir
un résultat favorable à une exigence, toutefois celle-ci doit être conforme à une réalité, besoin/budget.
- Gérant les outils et méthodes (méthodes de fonctionnement, d'échanges, etc... définies par contrat)
- Gérant les outils et méthodes de contrôle de la qualité
(le contrôle technique est effectué une personne étrangère à celui executant la prestation,
un guitariste peut par exemple faire contrôler la sangle de sa guitare une fois accrochée
par un partenaire afin de s'assurer de la qualité de son instrument pour fournir une prestation de qualité.
Un DJ pourra demandé à un partenaire si le son restitué est bon au fond de la salle etc...)
Le contrôle croisé est également efficace est permet de limiter les erreurs de non-qualité.
-Identification de tous les partenaires par un signe distinctif (badge)
